Criza declansata de coronavirus si cum pot supravietui firmele mici si mijlocii

Coronavirusul este cel mai dezbatut subiect din ultimele saptamani, peste tot in lume. Pana in prezent, sunt peste 121.000 de persoane infectate cu noul virus, la nivel mondial si peste 4000 de persoane decedate. In Romania, sunt confirmate peste 40 de cazuri, iar situatia pare sa se agraveze in perioada ce urmeaza. Statistici reactualizate pot fi vazute aici.

Economic, nu doar persoanele fizice sunt afectate, ci mai ales, persoanele juridice. Coronavirusul face victime si pe plan economic, urmand ca firmele mici si mijlocii sa aiba mult de suferit. Conform studiului realizat de Barometrul Frames, peste 70% dintre companii au declarat ca nu sunt pregatite sa faca fata unei astfel de provocari.

De asemenea, la intrebarea “Compania dumneavoastra are in acest moment un plan de continuitate a afacerii in situatii precum cea generata de epidemia coronavirus?” Raspunsul a fost “NU” in proportie de 70%. Este mai necesar ca niciodata ca firmele romanesti sa ia masuri de precautie pentru a-si putea continua activitatea astfel incat numarul locurilor de munca sa nu scada, sa existe cash-flow in companie care asigura practic continuitatea unui IMM, profitul sa se mentina sau sa nu scada intr-un mod dramatic.

Ministerul Muncii si Protectiei Sociale face recomandari pentru asigurarea sanatatii angajatilor in contextul aparitiei riscului de imbolnavire cu coronavirus. De asemenea, incurajeaza stabilirea unor programe de lucru individualizate pentru desfasurarea unei activitati normale si corecte.

Pentru lucrul de acasa, angajatorul are obligatia de a intocmi un act aditional la contractul individual de munca, in special atunci cand departamentul din care angajatul face parte presupune folosirea comunicatiilor si a tehnologiei informatiei. Ca sa nu pierzi prea mult timp cu acest aspect, poti apela la o firma de contabilitate care sa te ajute in luarea celor mai bune decizii privind afacerea ta, in aceasta perioada.

Ca antreprenor, este important sa te comporti cu angajatii tai la fel cum ai facut-o pana acum, dar si cu partenerii sau clientii. Este recomandat sa ramai activ si sa te implici cat mai mult in aceasta perioada. De exemplu, poti investi mai mult in promovare si in marketing. Asta te va ajuta sa ramai vizibil si sa mentii constant o comunicare eficienta cu clientii tai. Un alt exemplu de urmat este sa NU anulezi intalnirile importante. Chiar daca nu sunt fizice, le poti muta in mediul virtual. Daca vei reusi sa treci cu brio peste aceasta perioada si sa ai succes, atunci si clientii tai se vor bucura in continuare. Cel mai important este ramai optimist si sa observi oportunitatile care rasar la orice pas!

Nu uita cat de important este sa te asiguri ca sursa din care te informezi este una de incredere. Ca o recomandare, poti consulta site-urile autoritatilor si paginile de Facebook ale acestora.

Solutia eficienta este mediul online!

Ne-am bucura sa stim ca antreprenorii vor persevera in gasirea unor noi solutii care sa ii ajute sa isi desfasoare in continuare activitatea eficient, dar mai ales in siguranta. Suntem aici pentru a te sprijini in continuarea afacerii tale. Oferim consultanta pentru a identifica ce se poate automatiza in ceea ce priveste business-ul tau, iar ulterior implementam, antrenam si monitorizam.

Iata cateva tool-uri care te pot ajuta:

1. Management si resurse umane- In aceasta perioada, este esential sa stii cum sa gestionezi relatia cu clientii si cu echipa, dar si proiectele. Cele mai multe firme apeleaza la varianta de a lucra de acasa. Insa pentru acest lucru, organizarea este cea mai importanta. Iti recomandam cateva instrumente necesare (free sau cu plata) unei organizari eficiente pentru desfasurarea activitatii la distanta:

• Software de proiect si task management pentru echipa si lucru la distanta(Asana, Harvest Time, Trello, Basecamp, ActiveCollab, Monday.com, Teamwork.com)

Nu iti recomandam aceste tool-uri doar pentru ca sunt printre cele mai cunoscute, ci pentru ca au fost testate chiar de noi, Plum Media fiind chiar unul dintre partenerii Asana.

Asana este printre cele mai bune soft-uri pentru project management care te ajuta sa comunici cu membrii echipei, sa stabiliti task-uri si in final, sa le finalizati cu succes. Fiecare membru al echipei primeste notificari zilnice despre task-urile atribuite si le poate prioritiza in functie de urgenta. Fixarea termenelor limita este un alt avantaj ce ajuta la sporirea productivitatii. Daca nu esti dispus sa investesti un buget pentru acest tool, poti folosi varianta free.

Harvest Time este un alt tool care ofera companiilor solutii pentru time tracking si facturare. Acesta se adreseaza antreprenorilor din intreaga lume incepand de la freelanceri pana la afaceri mici si mijlocii.

Trello est cunoscuta ca fiind o aplicatie de management intuitiva si flexibila. Trello are o interfata usor de folosit si este prevazuta cu un panou impartit in 3 coloane (To Do, Doing, Done) care sa te ajuta sa prioritizezi eficient task-urile. Toti membri pot vedea documente atasate, link-uri, dar si termenele limita.

Basecamp este o aplicatie de project management potrivita pentru echipele mai mari, este ideal pentru organizarea eficienta a IMM-urilor. Practic, Basecamp reuseste sa intruneasca doar intr-un singur loc toate metodele de comunicare de care o echipa are nevoie atunci cand lucreaza la distanta. Asadar, membrii echipei pot comunica prin intermediul chat-ului, prin email (Message board), dar mai ales prin crearea listelor de taskuri.

ActiveCollab este un soft de project management care iti ofera posibilitatea sa ai controlul asupra activitatii intregii echipe de lucru. Partea buna este ca il poti folosi gratuit timp de 90 de zile, daca esti membru nou.

Monday.com este un alt tool online ce vine in ajutorul firmelor care isi doresc sa fie cat mai productive sau care au ales in aceasta perioada sa isi mute activitatea in online. Cu Monday.com poti lucra intr-un mod care sa se potriveasca nevoilor tale, pastrand echipa unita, chiar daca ea lucreaza de la distanta.

Nici Teamwork.com nu este mai prejos. Acest tool ofera posibilitatea sa iti organizezi echipa, chiar daca nu se afla in acelasi loc, la birou, astfel incat sa lucreze eficient. Daca vrei doar sa-l testezi pentru inceput, ei ofera un trial gratuit timp de 30 de zile.

Poti invata sa lucrezi cu aceste tool-uri singur, pentru ca interafata lor este destul de prietenoasa si usor de intuit, dar daca totusi nu te descurci, noi iti stam la dispozitie cu mare drag.

2. Automatizari in Social Media- Pentru a pastra relatia apropiata pe care o ai deja cu clientii tai, trebuie sa te asiguri ca esti prezent , dar mai ales ca iti facilitezi procesul de comunicare in Social Media.

Noi iti propunem cateva metode prin care poti face asta:

• Chatboot
• Hootsuite
• Buffer
• Mention
• Agora Pulse

Chatboot este un robot care raspunde in locul tau mesajelor din privat, transmise prin intermediul canalelor Social Media. Practic, tu poti seta raspunsuri automate la posibilele intrebari adresa de catre clientii sau potentialii tai clienti.

Buffer este o aplicatie software creata pentru a gestiona conturile de socializare dintr-un singur loc. Mai exact, poti sa programezi postari prin intermediul acestui tool, simultan pentru toate conturile (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Pinterest). Sincronizarea si organizarea este acum mai necesara ca oricand.

Hootsuite este platforma care te ajuta sa manageriezi toate conturile de socializare pe care le ai (asemanatoare cu Buffer).

Mention – Nu pierde niciodata o conversatie pe social media cu acest tool remarcabil. Ori de cate ori cineva mentioneaza brandul tau (sau orice alt cuvant cheie), poti afla despre acesta imediat din dashboard. In acest fel, poti efectua cu usurinta monitorizarea brandului (reputatia), analiza concurentilor s.a.  Il poti utiliza de asemenea, pentru a lua legatura cu clientii tai si pentru a le raspunde la intrebari dintr-un singur loc.

– Are o interfata usor de utilizat, care te poate ajuta sa monitorizezi dintr-o singura privire mentiunile brandului tau.

– Acest tool te poate ajuta de asemenea, sa identifici Influenceri si sa iei legatura cu acestia,

– Iti poti monitoriza cuvintele cheie in timp real.

– Efectuezi analiza concurentilor si generezi mai multe lead-uri prin descoperirea clientilor lor nefericiti.

Agora Pulse – Agora Pulse are, poate, cea mai cuprinzatoare (all in one) set de caracteristici din oricare dintre aceste instrumente de Social Media Automation. Nu numai ca poti planifica si programa continut in 6 retele de socializare diferite, dar iti poti urmari performantele, poti colabora cu echipa ta si poti sa stabilesti un program de sharing si re-sharing a continutului de cate ori doresti. Este un tool care cu siguranta iti poate economisi foarte mult timp!

– Agora Pulse iti permite sa interactionezi cu potentiali prospecti si urmaritori (followers), dintr-un singur loc.

– Publici continut social media, conform programului tau, pe Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram, Google+ si YouTube.

– Re-publici continutul atemporal intr-un program recurent si fara sfarsit, pe baza categoriilor de subiecte.

– Colaboreaza cu membrii echipei tale.

– Urmareste puterea continutului tau pe social media cu ajutorul unor smart analytics.

3. Solutii pentru logistica, expeditie si dropshipping – Este important ca in asemenea situatii sa reduci costurile de livrare, sa optimizezi timpul de expeditie si sa elimini riscurile care pot aparea in cazul spatiilor de depozitare si a resurselor umane.

Am pregatit solutii eficiente si complete pentru a face fata cu brio acestei perioade:

• Sincronizare Emag Marketplace, Amazon, Ebay
• Sincronizare agregatoare de preturi si cataloage online Price.ro, Compari.ro, Shopmania, Olx, Okazii
• Sincronizare fullfill Frisbo
• Implementare Shopify
• Sisteme de gestiune si facturare de tipul Smartbill (notificari automate de plata)
• Sisteme de plata cu cardul : Mobilpay, Euplatesc, Payu, Paypal, Plati online.
• Integrarea curierilor: Fan Courier, GLS, Same day Bookcourier, DHL, Urgent Cargus, etc.

Toate acestea iti vor facilita desfasurarea activitatii si iti vor reduce considerabil costurile. Este esential sa stii cum sa optimizezi aspectele de orice natura astfel incat sa fii nevoit sa travesezi o situatie de criza.

4. Solutii pentru automatizarea proceselor de marketing pentru colectarea lead-urilor si nu numai- Chiar daca piata din Romania nu favorizeaza IMM-urile in aceasta perioada, este bine sa automatizam procesele care permit acest lucru, mai ales cele care pot atrage noi clienti.

Pentru acest lucru, iata cateva tool-uri ce te pot ajuta:

• Automatizare si e-mail marketing cu Mailchimp-Platforma menita sa automatizeze marketing-ul si sa ofere servicii de e-mail marketing. Este un prilej bun pentru a-ti tine la curent clientii si a-i atrage catre serviciile/produsele oferite de tine.

• Marketing afiliat Profitshare si 2Performant- Platforme de marketing afiliat care permit afiliatilor sa sporeasca promovarea online pentru business-uri cu scopul de a castiga bani.
• Integrare Retargeting.BIZ- este considerat cel mai bun tool pentru automatizarea marketing-ului.
• Notificari SMS-Pe langa e-mail marketing, este bine sa apelezi si la mesaje direct pe telefonul mobil. In acest caz, probabilitatea de a vedea o informatie pe telefonul mobil este mai mare decat in cazul unei campanii de e-mail marketing. Perioada actuala favorizeaza si recomanda expedierea notificarilor SMS datorita faptului ca foarte multi oameni petrec o mare parte din timp pe telefon.
• Hubspout-un pachet software complex avand la baza un CRM total gratuit. Prin intermediul automatizarii tuturor proceselor, platforma de Inbound marketing te ajuta sa iti cresti traficul online, sa iti convertesti vizitatorii si sa derulezi campanii complexe.
• Integrarea in site a aplicatiilor de tip Chatboot, Zendesk, Intercom- Simplifica-ti munca, castiga timp si lasa automatizarea sa faca treaba in locul tau.
• Software antifrauda Clickcease, Clickbrainiacs- Pentru a evita consumul unui buget prea mare care sa nu iti aduca profit, iti recomandam sa folosesti aplicatiile antifrauda. Astfel, poti fi sigur ca doar oamenii cu adevarat interesati de serviciile sau produsele tale iti consuma bugetul, astfel ca ai o vedere de ansamblu pentru CPA (cost per achizitie).
• Analiza traficului Google Analitycs, Google Tag manager, Google search console- Monitorizeaza-ti constant traficul pe site-ul tau cu ajutorul tool-urilor puse la dispozitie de Google.
• Sincronizare cu software de optimizare a campaniilor de marketing (exemplu: Opteo)- Opteo ajuta expertii in Google Ads sa-si gestioneze si sa isi optimizeze aceste conturi.

Nu iti neglija clientii si potentialii clienti in aceste momente, este timpul sa le acorzi mai multa atentie decat pana acum. Colecteaza feedback-uri din parte lor, integreaza un software pentru analiza comportamentului vizitatorilor si foloseste cat mai mult continut dinamic uitilizand inteligenta artificiala. Cu ajutorul rezultatelor obtinute poti imbunatati aspectele business-ului tau si il poti mentine activ in online.

5. Solutii de stocare a fisierelor si solutii pentru backup-ul documentelor- Asigura-te ca fisierele si documentele tale importante sunt in siguranta. Foloseste instrumente de stocare si backup care iti pot tine partea administrativa sub control.

Iata cateva dintre acestea:

• Dropbox
• Google Drive
• Amazon Drive
• One Drive
• Box

6. Solutii pentru Securitatea Site-urilor si a Magazinelor Online

Este esential ca site-ul sau magazinul tau online sa fie securizate, atat pentru tine, cat si pentru clientii tai. Ei bine, de preferat este sa apelam la automatizare si in acest caz. Pentru acest lucru, este indicat sa folosesti:

• Plugin de securitate Itheme Security pro- Pe scurt, acesta implementeaza mai multe metode de siguranta printre care: solicitarea unei parole complexe si banarea ip-urilor periculoase. De asemenea, iti ofera posibilitatea sa faci zilnic backup bazei de date.
• Certificat SSL- este o masura de siguranta pentru utilizatorii care acceseaza site-ul tau. Daca dispui de certificatul SSL, vizitatorii vor sti ca se afla pe un site autentic si ca datele pe care site-ul le transmite sunt criptate. Practic, schimbul de date dintre utilizator si site este complet protejat.

Daca inca nu detii un site sau un magazin online, acum ar fi bine sa creezi unul! Poti face asta singur sau impreuna cu echipa ta, fara sa consumati prea multe resurse. Probabil ca ai auzit deja despre WordPress (conform studiilor, peste 32% din website-uri se afla pe aceasta platforma). Ei bine, aceasta este o solutie destul de ieftina si prietenoasa cu cei care nu au prea multe cunostinte in domeniu. Rolul ei este sa te ajute sa creezi rapid un site, dar si sa adaugi continut pe el, fara sa ai prea multe batai de cap.

Ca sa iti usuram munca, iti prezentam in continuare pasii pe care trebuie sa ii urmezi pentru a crea cu succes un site sau un magazine online care sa iti aduca profit in aceasta perioada!

A. Trebuie sa inregistrezi un domeniu

Punctul de plecare pentru a construi un site este tocmai alegerea unui nume pentru acesta. Atentie! Numele pe care il alegi trebuie sa fie si disponibil, iar acest aspect se poate verifica la furnizorul de hosting. Este indicat sa alegi un nume usor de retinut, scurt si catchy. De asemenea, poti include si cuvinte cheie specifice nisei tale. Dupa ce ai ales numele, trebuie sa alegi si o extensie, precum .ro, .com, .net.

B. Alegi hosting-ul

Te intrebi ce este acest hosting? Pe intelesul tuturor, este un spatiu fizic pe un server, fara de care site-ul tau nu ar putea exista. Practic, acest server are rolul de a stoca toate datele de pe site-ul tau. Cel care iti ofera gazduire web iti inchiriaza acest spatiu si trebuie sa aiba grija ca tot ceea ce contine site-ul tau sa ruleze cat mai bine pe internet. Pentru WordPress, este bine sa alegi SharedHosting.

C. Creezi site-ul propriu-zis

Dupa ce ai ales domeniul si hosting-ul, este timpul sa parcurgi cel mai important pas si anume crearea site-ului web. Nu trebuie sa detii cunostinte de programare sau web design pentru crearea site-ului. Iata ce trebuie sa urmezi!

1. Instalezi WordPress manual sau semi-automat, de preferat sa alegi cea de-a doua varianta;
2. Adauga numele site-ului tau in browser alaturi de terminatia /cpanel;
3. Stabileste numele de utilizator si parola cu care te vei loga;
4. Acceseaza pictograma WordPress Installer;
5. Selecteaza domeniul pe care vrei sa instalezi site-ul;
6. Configureaza parola si user-ul;
7. Acum poti face click pe butonul Install.

D. Alege tema pentru site-ul tau

Platforma WordPress iti pune la dispozitie teme free pe care le poti folosi ca structura a site-ului tau. Urmeaza sa-ti creezi paginile dorite, sa-ti instalezi plug-in-urile importante si sa-ti optimizezi site-ul. Nu uita sa adaugi continut de calitate in interiorul acestuia si de ce nu, sa te implementezi o pagina de blog.

Daca totusi vrei sa lasi crearea site-ului pe mana unor specialisti pentru a eficientiza timpul pe care il ai la dispozitie, suntem aici, gata sa-ti dam o mana de ajutor. In toata aceasta perioada, poti investi timp in activitati menite sa te relaxeze si sa contribuie la starea ta de bine.

Desi traversam o perioada dificila, trebuie sa recunoastem ca oportunitatea cea mai mare este promovarea afacerii in mediul online.

Ca un rezumat a tot ceea ce ti-am prezentat pana acum, iata lucrurile pe care ar trebui sa le retii:

1. Cu ajutorul solutiilor prezentate de noi vei putea sa te adaptezi cererii din piata. Clientii tai au asteptari de la tine! Astfel, ei te vor cauta in mediul online si vor dori sa le facilitezi contactul cu produsele sau serviciile oferite de afacerea ta. Trebuie sa le pui la dispozitie optiuni multiple de plata, livrare, finantare, retur. Doar asa vei reusi sa le oferi o experienta placuta in mediul online.
2. Prin automatizare, vei reduce considerabil costurile declansate de resursele umane. Procedeaza astfel incat sa folosesti resursele umane in departamentele cu adevarat importante, unde resursa umana necesita suplimentata si nu poate fi inlocuita de vreun robot sau soft.
3. Promovarea corecta in mediul online va creste considerabil profitul. Nu renunta la afacerea ta tocmai acum cand oportunitatile sunt enorme in mediul online!
4. Cu ajutorul tool-urilor care faciliteaza organizarea la distanta poti angaja forta de munca pentru a lucra remote si pe care o poti include in fluxurile de business. In felul acesta, vei reusi sa cresti satisfactia angajatilor si sa imbunatatesti procesul de comunicare in echipa, chiar daca nu desfasurati sedinte fizice.

Stim ca sunt foarte multe instrumente de care te poti folosi in aceasta perioada pentru a-ti continua activitatea in mod eficient si ca tot acest proces de organizare pare dificil la prima vedere. Insa in realitate, totul este simplu daca apelezi la o agentie ca sa iti ofera consultanta si sprijin deplin. Plum Media te incurajeaza sa nu renunti in situatiile mai putin fericite, ci sa apelezi la solutii cu adevarat benefice.

P.S Pentru a demonstra tot ceea ce am spus printr-un exemplu real, nu trebuie sa ne intalnim fizic, ne poti suna sau putem initia o video conferinta pe Skype.

Ne-am bucura daca ne-ai spune ce masuri ai luat in aceasta perioada pentru tine si pentru business-ul tau. Pana atunci, semneaza si tu petitia prin care antreprenorii cer Guvernului si Parlamentului sprijinirea mediului de afaceri.